Clean desk policy: lege bureaus in 4 simpele stappen

Steeds meer bedrijven hanteren een zogeheten ‘Clean Desk Policy’. Dit houdt simpelweg in dat er vrijwel niets meer op de bureaus mag rondslingeren. Dit geldt natuurlijk niet voor de spullen die je nodig hebt om te kunnen werken, zoals je laptop, telefoon en een kop koffie. 

Waarom een clean desk policy?

De policy is bedoeld om gevoelige informatie, zowel fysiek als digitaal, niet onbeheerd achter te laten op werkplekken. Het kan immers zomaar in verkeerde handen terechtkomen, bijvoorbeeld als je net even naar het toilet bent. Met een paar eenvoudige aanpassingen, houd je je werkplek schoon en informatie veilig.

1: Gebruik een prikbord of planbord om efficiënter te werken

In plaats van je beeldscherm vol plakken met post-its, kun je een planbord ophangen. Een planbord of prikbord oogt netter en biedt het overzicht waar iedereen behoefte aan heeft. Je kunt het gebruiken voor je eigen aantekeningen, maar ook voor werkmethodes met je team zoals scrum en agile.

Kurkborden

Kurkborden worden vaak gebruikt om notities, kaarten, foto’s of bijvoorbeeld recepten op te prikken met punaises. Het onbehandelde kurk heeft een mooie, natuurlijke uitstraling. Daarnaast is het de goedkoopste optie. Voor nog geen 10 euro heb je al een prikbord aan de muur.

Scrumborden

‘Scrum’ is een manier van werken waarmee multidisciplinaire teams in sprints software, producten of campagnes ontwikkelen. Bij een sprint levert het team in een tijdvak van max. 6 weken een onderdeel van een product, campagne of dienst op dat als ‘gereed’ kan worden beschouwd. Hierbij kan het team een scrumbord (magnetisch whiteboard) gebruiken waarop je to-do-lijstjes hangt met behulp van magneten. Ook kun je er met speciale whiteboard markers op schrijven.

Viltborden

Een viltbord heeft dezelfde eigenschappen als een prikbord van kurk. Je kunt er notities en kaarten op prikken met punaises, maar je kunt er ook met klittenband dingen op bevestigen. Het vilten oppervlak blijft er lange tijd als nieuw uitzien. Dat komt door de zelfherstellende eigenschappen van het vilt.

2: Plaats een ladeblok onder de bureaus

Ladeblokken zijn heel fijn om spullen in te bewaren die je soms nodig hebt, zoals een plakbandhouder, perforator en pennen. Maar het wordt ook vaak gebruikt om papieren in op te bergen. Zo liggen ze niet langer in het zicht op je bureau. Sommige ladeblokken hebben sloten op de laatjes om informatie veilig te kunnen bewaren.   

3: Een prullenbak binnen handbereik

Een opgeruimd bureau is niet alleen veiliger, maar oogt ook een stuk netter. Een prullenbak binnen handbereik voorkomt dat werkplekken vol komen te liggen met papiertjes, frutsels, bananenschillen en lege koffiebekertjes.

4: Vernietig gevoelige informatie 

Veel werkplekken hebben een papierbak in de buurt om oud papier en karton snel weg te kunnen gooien en dit te scheiden van ander afval. Belangrijk is wel om te voorkomen dat gevoelige informatie ook in de papierbak belandt. Zorg daarom dat er een papierversnipperaar aanwezig is waarmee je documenten die gevoelige informatie bevatten, zoals persoonsgegevens, kunt vernietigen. 

5: Reduceer papiergebruik

Veel (losse) papieren hopen zich algauw op. Kijk iedere dag even wat nog relevant is om te bewaren en gooi de rest direct weg of vernietig het. Bewaar bestanden en documenten zo veel mogelijk digitaal. Lopen er nog abonnementen op (vak)bladen die vrijwel niemand meer leest? Zeg deze dan op. Beter voor je eigen overzicht én voor het milieu. 

Bij webshops die gespecialiseerd zijn in kantoorartikelen kun je vaak in een keer alles aanschaffen wat het doorvoeren van een clean desk policy makkelijker maakt. In de webshop van 123inkt.nl vind je naast diverse planningsborden, ook ladeblokken en prullenbakken.